Les entreprises tendent vers la dématérialisation en optant pour la signature électronique. Il ne s’agit pas d’un scan d’une signature manuscrite ni encore d’un simple paraphe numérique d’un document. Il s’agit plutôt d’une mise en place d’un processus assurant, avec les normes juridiques en vigueur, une conformité totale. Découvrez comment signer un document avec une signature électronique.
Signature électronique : comment ça marche ?
La signature électronique constitue une suite de caractère associée en même temps à un fichier bien défini et au signataire. Afin de garantir la sécurisation, le processus fait recours à la cryptologie. Il faut noter qu’elle possède une valeur juridique. Avec elle, la formalisation du consentement du signataire aux documents à approuver est assurée dans le cas où les outils utilisés semblent différents. Notamment, la signature manuscrite et la signature électronique ont la même valeur probante. Mais pour avoir la même valeur légale, la signature électronique doit assurer certaines conditions.
En effet, elle doit permettre l’approbation des documents et l’identification claire de l’identité du signataire. Aussi, elle doit garantir en même temps son lien avec le signataire et l’intégrité des documents. Par ailleurs, elle doit être en liaison avec les données auxquelles elle se rapporte. Cela permettra la détection de toute modification ultérieure de ces données. Que ce soit à distance, face à face ou même en ligne, la signature électronique reste, au processus de la contractualisation, essentielle. Pour une signature en ligne, n’hésitez pas à cliquer ici.
Comment pouvez-vous signer un document avec une signature électronique ?
Pour signer un document avec une signature électronique, il y a des étapes à suivre. La première étape consiste au téléchargement des documents. Ce téléchargement peut bien se faire à partir d’un smartphone, d’un ordinateur, ou encore d’un site de partage de fichier comme OneDrive, Google Drive ou Sharepoint. Une fois, cette étape réussie, il faut ajouter les signataires. Ici, vous devez indiquer l’adresse e-mail et le nom de vos signataires et d’autres éventuels destinataires. Entre temps, vous devez préciser l’ordre dans lequel ces derniers doivent recevoir le document pour la signature. Pour garantir plus de sécurité, vous pouvez marquer, si vous souhaitez, que la signature se fait avec un certificat.
Autrement, pour être bien sûr de la confirmation de l’identité de votre signataire, vous pouvez en effet opter pour l’ajout d’une authentification par SMS. L’étape finale consiste à la disposition des champs et l’envoi du document. Pour ce faire, il faut en premier temps, placer le champ de signature à l’endroit où vous souhaitez faire signer ou parapher. Une fois cette opération effectuée, il ne reste plus qu’à cliquer sur Envoyer. Pour une signature en ligne, le recours à des sites en ligne est une solution. Ces derniers peuvent bien aider, et même guider durant toute opération de signature électronique.
Quels sont les documents concernés par la signature électronique ?
Sur n’importe quel document, la signature digitale peut bien être opposée dans la mesure où elle et la signature classique ont le même cadre légal. Cela concerne tout type de contrat (contrat de bail, de location, de travail…) et tout type de documents d’entreprise (facture, devis, bon de livraison…). Mais tout type de document RH (avenant au contrat de travail, fiche de poste…) reste également concerné par cela. Aussi, pour tout type de document pour les particuliers (états des lieux, contrat d’assurance, etc.), cela reste le même.
Il faut noter aussi que le document à signer numériquement doit être en format PDF. En Europe, seul ce format a obtenu l’autorisation de recevoir une signature électronique. Cette dernière sera intégrée directement au document (et non dans un fichier séparé). Cependant, la création d'un fichier PDF avec certains outils bureautiques est possible dans le cas où le document en d’autres formats requiert votre signature numérique. En effet, le document ne peut être ajouté d’une zone de signature digitale que lorsqu'il parait en format PDF. Dans tous les cas, la demande de l’intervention d’un tiers de confiance habilité à la réception des signatures électroniques est vivement recommandé.
Signez un document électronique : quel type de signature utiliser ?
La signature manuelle peut être remplacée par la signature électronique dans divers usages telle que le contrat de travail. Il faut noter que le type de procédé à utiliser reste en fonction du niveau de sécurité, de l’enjeu du document à signer et de l’usage. Il est essentiel de noter que la signature simple n’est pas définie ou prévue par les textes. Elle s’avère le moins fiable de tous les formats existants. Elle ne permet effectivement pas l’authentification avec certitude de la personne signant le document. En d’autres termes, elle ne garantit pas si la personne qui s’engage est bien celle qui appose la signature et rédige.
Par contre, la signature avancée répond à nombreux critères avec une sécurité plus importante. En principe, le signataire doit télécharger, sur la plateforme du prestataire, sa pièce d’identité. Une fois cela effectué, le fait d'authentifier la signature et de procéder à des contrôles seront alors tout à fait possible. En étant la plus robuste, la signature qualifiée permet l’ajout d’exigences techniques complémentaires. Pour tout document dont l’authentification s’affiche fondamentale, ce type de procédé est essentiellement recommandé.